Отчет по продажам дилерской сети в Power BI

1127

Отчетность по продажам одна из самых благодатных и интересных тем для создания отчетов в Power BI. Все хотят наглядно и оперативно получать информацию о том, сколько они продают и зарабатывают, смотреть на нее в разных разрезах и, конечно, влиять на этот процесс. Однако, как быть если данные о продажах разрознены и поступают из разных источников?

В этом посте рассмотрим упрощенный пример. Существует торговая компания со своей сетью дилеров. О своих продажах дилеры отчитываются ежемесячно (или за любой другой период) с помощью эксель файлов, которые падают на почту менеджеру, который в свою очередь пытается каким-то образом управлять продажами. Вы, конечно, понимаете, что на месте дилеров могут быть торговые представители, региональные менеджеры, консультанты и прочие прочие участники процесса, которые отчитываются менеджеру, а на месте данных о продажах могут быть любые другие показатели, которые вы хотите собирать вместе и отслеживать.

Сначала немного про технологию. Конечно, первым шагом необходимо озаботиться о едином формате, в котором приходят все данные. В нашем случае дилеры ежемесячно присылают вот такой файл —

В нем содержится информация о продуктах, дате, остатках и самих продажах. Его можно даже оптимизировать, если, к примеру, создать отдельный справочник продуктов и категорий, а так же справочник цен, но сейчас не об этом.

Кроме этих файлов существуют еще файлы с планами, в которых устанавливаются плановые продажи по дилерам, категориям продуктов, подкатегориям и даже самим продуктам (если вы готовы проваливаться в такую гранулярность). А так же файлы с комментариями от дилеров.

Далее файлы, которые поступают от дилеров необходимо аккуратно разложить по папкам —

Microsoft Power BI производит работу с папкой, где содержатся все файлы по дилерам. Добавлением нового файла в эту папку автоматически подгружает обновленные данные в отчет, что позволяет минимизировать влияние человеческого фактора на построение отчетности. Когда каждый месяц приходят новые xlsx файлы от дилеров, необходимо всего лишь переместить их в папку, с которой работает отчет. В самом Power BI далее достаточно собрать простую модель со связями между столбцами в этих файлах и можно переходить к построению отчета. В нашем случае он получится такой — 

Все элементы являются интерактивными — попробуйте покликать в различные области отчета. Вы можете посегментировать отчет по месяцу, категории, подкатегории или конкретному дилеру. В результате увидеть все данные в любых разрезах.

Давайте остановимся на паре деталей.

  1. Верхнее меню позволяет рассмотреть одного или нескольких дилеров, категорий и месяцов, а кроме этого указать в каком разрезе мы хотим увидеть данные — деньги или штуки (при выборе одного из них весь отчет меняет основной показатель отображения).

2. Далее в соответствии с выбранными фильтрами в теле отчета увидеть основные показатели по продажам и выполнению плана.

3. Важным для нас показалось сразу отображать дилеров, которые выполняют план и не выполняют его. Пользователь сразу может увидеть, где есть проблемы.

4. Но этого показалось недостаточно. Хотелось бы чтобы отчет давал хотя бы минимальный ответ о том, почему так происходит, что делать, чтобы это исправить, кому писать и звонить. Для этого мы сделали отдельный детализированный отчет по каждому дилеру. Чтобы перейти к нему необходимо кликнуть второй кнопкой мыши на прямоугольнике соответствующего дилера и в выпадающем меню выбрать детализированный отчет. Кстати, это совсем новый функционал Power BI.

В результате в том же самом окне мы получим основную информацию именно по этому дилеру. Заметьте, это совсем не фильтрация текущего отчета по дилеру это совершенно новый отчет, который может быть построен по совершенно другой логике.

5. В нашем случае наиболее полезной, на мой взгляд, является табличка с комментариями от самого дилера о том, как идут его дела.

Вот выполнение плана нашего воображаемого ООО «Помощничек» —

Видны проблемы с выполнением плана в январе, мае и сентябре. А в апреле какая-то сильная беда случилась, с которой точно нужно разобраться.

В таблице ниже мы видим причины, которые передал нам дилер —

А чуть-чуть выше на отчете выведены контактные данные этого дилера, чтобы еще и время на поиск контактов минимизировать.

Проблема, которую решает данный отчет, достаточно банальна — менеджер по партнерским продажам тратит очень много времени на сведение данных из тысяч экселей вместе, дальнейший анализ и поиск проблемных мест. Такая проблема вполне осязаема для реального бизнеса, исходя из нашего опыта.

Как отчет решает ее судить вам. Однако стоит отметить, что это упрощенный демонстрационный отчет. В нем отображены только самые базовые показатели, которые должны быть интуитивно понятные всем читателям. Структура и состав отчета могут быть легко адаптированы под вашу задачу и специфику. Если вы заинтересованы в чем-то подобном специалисты myBI ждут вас😉

А том как еще можно визуализировать продажи вы можете посмотреть в других наших записях.

Оставить комметарий