Анализ дебиторской задолженности

2235

В этой статье мы хотим рассказать про реализацию отчета по дебиторской задолженности в виде интерактивного отчета Power BI. Некоторое время назад мы столкнулись задачей анализа данных по дебиторке, немного пофантазировали и представили ее решение в нескольких вариантах.

Краткое пояснение. Дебиторская задолженность или “дебиторка” — это все денежные обязательства в сторону нашей организации. Все деньги, которые нам должны. Дебиторка появляется у любых организаций и в зависимости от величины долгов и сроков выплат, требует отдельного контроля. Особую важность работа с дебиторкой играет в организациях работающих с постоплатой. Примером может быть какое-либо производство или оптовая компания, которая отгружает товары с отсрочкой платежа или под реализацию.

Примерно, как в известном фильме, но наоборот;)

   — Утром деньги — вечером стулья.

— А можно оборот?

— Можно. Но деньги вперед.

Я думаю, что все понимают почему важно собирать личные долги. Почему это важно в масштабах предприятия? Причин много — чем выше просрочка тем выше риск того, что мы не увидим эти деньги; чем больше задержка, тем больше становится срок оборачиваемости нашего капитала и вы теряете прибыль; повышается риск оказаться в кассовом разрыве и прочие прочие. Дебиторка это, конечно, актив, но, если им не заниматься — обесценивается со временем.

Среди финансистов дебиторку принято разделять на просроченную и предстоящую. Мы сделали отгрузку с условием оплаты через 15 дней, сумма этой отгрузки теперь предстоящая дебиторская задолженность. Если через 15 дней оплата не поступила — дебиторка становится просроченной. Два этих типа бывает называют по разному, но принцип остается тем же.

Отлично, на этом с теорией закончили и можно перейти к отчетам. Мы рассмотрели оптовую организацию, которая отгружает товары различных категорий разным покупателям и предоставляет индивидуальные условия по отсрочке. Продажами занимается несколько менеджеров, к которым прикреплены покупатели. Менеджеры занимаются первичным контролем получения дебиторки, потому как клиенты постоянные и отгрузок по каждому проходит несколько.

С точки зрения данных этот пример описывается всего несколькими таблицами —

  1. Таблица документов по отгрузкам — контрагент, тип товара, количество дней отсрочки, сумма, дата документа и его наименование.
  2. Таблица оплат — контагент, сумма платежа, дата платежа, документ оплаты.
  3. Таблица соответствий менеджеров и клиентов.

Все эти данные достаточно легко получить из 1С, а наш отчет построен на случайном наборе данных.

Готовый отчет вставлен в страницу, а вот тут ссылка на него.

Итак, первый лист отчета предоставляет информацию по всей дебиторской задолженности на сегодняшний день. Важной особенностью отчета является то, что он обращается к текущей дате и перестраивается в зависимости от нее. Гистограммы показывают текущую задолженность, относительно центра — сегодняшнего дня, просроченную (оранжевую) и предстоящую (синюю). Отдаление от центра означает количество дней, для синей — через сколько нам должны вернуть долг, для оранжевой — на сколько уже просрочена выплата.

Для каждой категории наверху есть еще и общие параметры — количество должников, сумма, отсрочка или просрочка в среднем.

Ниже представлено разделение задолженности по типам продукции, а так же замысловатая визуализация Sunburst, которая показывает сразу и разделение по типу, и менеджеров ответственных и контрагентов.

И, конечно, отчет является полностью интерактивным — на любую область можно кликнуть и отфильтровать остальные визуализации по определенному показателю. К примеру, посмотреть кто именно должен нам заплатить в течение 6 дней, по какому типу договоров была отгрузка и какой менеджер отвечает за получение оплаты.

Второй лист (для движения между листами отчета в его нижней части присутствуют стелки) отчета построен по тому же принципу, но имеет немного иное представление. Точно так же вся дебиторка разделена на просроченную и отсроченную, а каждая категория поделена на две группы по количеству дней (больше 10 и меньше). В каждой области присутствует круговая диаграмма по менеджерам и контрагентам (реализовано через drill-down — нужно кликнуть на стрелочку вниз для перехода к ним).

Кроме этого с помощью фильтров сверху можно сразу увидеть ситуацию по определенному менеджеру, контрагенту или типу продукции.

Эта визуализация дает чуть более глубокое представление о текущей ситуации, хотя отображает ровно те же данные, что и на предыдущем листе.

Далее мы задумались о том, что полезным было бы иметь отчет о платежеспособности каждого клиента. Эта информация может быть использована при согласовании условий новых отгрузок. Если вы кликнете второй кнопкой мыши на какого-либо контрагента, то сможете перейти в детализированный отчет именно по нему —

На этом отчете представлены основные показатели работы определенным контрагентом. Все отгрузки разделены на активные — которые еще не были оплачены (дебиторка) и закрытые, то есть уже оплаченные. Они в свою очередь разделены на те, которые были оплачены в срок и просроченные. С помощью переключателя вы сможете посмотреть либо на количество отгрузок, либо на их суммы. В таблице можно увидеть названия документов, по которым проходили отгрузки, а на нижней диаграмме — типы продукции, которые отгружались контрагенту. Мне кажется, иметь такой отчет под рукой достаточно полезно, когда контрагент приходит с запросом предоставления каких-либо эксклюзивных условий.

Совершенно аналогичный отчет можно получить по менеджеру. Этот отчет призван показать насколько хорошо менеджер справляется с задачей “выбивания долгов”. Для перехода к нему нужно точно так же кликнуть второй кнопкой мыши на втором листе отчета на визуализации менеджеров.

И наконец последний лист отчета — сравнение контрагентов и менеджеров между собой по показателям дебиторки. Знать на сколько добросовестно выплачивает свои долги контрагент очень важно, но кроме этого необходимо иметь представление о том, как ведут себя остальные. Для менеджеров ситуация аналогичная.

Наши данные случайным образом собрались так, что всего один контрагент произвел оплату в срок.

На этом все. Надеюсь, эта статья подтолкнула вас к мысли о том, что необходимо анализировать свою дебиторку. Данный отчет был подготовлен компанией myBI. Мы будем рады вашим обращениям!

 

 

Оставить комметарий