Полная оцифровка отдела продаж на amoCRM

1400

Приветствую! Меня зовут Вертков Алексей, я представляю компанию sol.digital. В этой статье я буду рад представить Вам несколько аналитических решений для отдела продаж на amoCRM, построенных с помощью myBI Connect.

В результате мероприятий по внедрению набора отчетов клиент получил практически полный контроль над отделом продаж, а вместе с этим — рост выручки на 24% за первый месяц после внедрения. К сожалению, с самим клиентом я вас познакомить не могу, он пожелал остаться в тени, и даже сферу свою попросил не раскрывать;)

Клиент обратился к нашей компании с проблемой организации работы отдела продаж – она была разбита на отдельные процессы, которые проходили в разных системах. Продажи велись в два этапа: привлечение холодных лидов, а далее – их закрытие и осуществление сделок. Холодные лиды велись в amoCRM, а их закрытие – в отдельной отраслевой системе. Такая организация рабочих процессов сказывалась на результатах деятельности компании: ввиду отсутствия полноценных инструментов контроля продаж, динамика выручки была отрицательная.

Это наблюдение подтолкнуло топ-менеджмент компании к принятию решения об оцифровке показателей продаж и их детальном анализе.

Поставленные задачи:

  • Внедрение общей учетной системы для всех сотрудников
  • Контроль качества ведения CRM менеджерами
  • Оперативный мониторинг текущих продаж за день/неделю
  • Ввод соревновательных лидерских механик в отделе продаж
  • Автоматизация выбора приоритетных компании для проработки менеджерами
  • Мониторинг дебиторской задолженности
  • Расширенная аналитическая отчетность для ТОП-менеджмента и мониторинг основных показателей для владельцев

Традиционно, реализация подобных проектов разбивается на несколько этапов работ:

  1. Аудит бизнес-процессов и текущих учетных систем;
  2. Корректировка работы текущих систем;
  3. Подготовка выгрузки данных;
  4. Создание конечных решений в виде отчетов в Power BI.

Рассмотрим детально все перечисленные этапы – их реализацию и результаты.

Аудит бизнес-процессов и текущих учетных систем

Начинаем со сбора информации о том, как движется заявка, начиная ее попадания в CRM, заканчивая повторной продажей или же звонком менеджера из отдела качества.

На этом этапе нам важно выяснить:

  • Какие воронки вообще нужны
  • Из каких этапов воронка должна состоять
  • Как будет вести себя заявка на каждом из этапов воронки
  • Какие дополнительные поля необходимы для комплексного отслеживания всего процесса

Данный этап помогает охарактеризовать всю схему бизнес-процесса продажи, понять, какие конечные цели преследует компания.

Корректировка работы текущих систем

Следующим шагом является корректировка центрального компонента всех рабочих процессов отдела продаж, а именно – CRM-системы.

Основой данных систем являются воронки продаж. Совместно с клиентом было принято решение о переносе всех процессов компании в amo, что предполагало создание трех воронок:

  1. Отдел холодных продаж
  2. Отдел горячих продаж
  3. Отдел качества

Далее переходим к детальным на шагам по этим воронкам — тут главное не сделать лишнего. После недолгих обсуждений было решено не распыляться на большое количество шагов и сделать максимально компактную и комфортную среду для работы менеджеров.

Далее углубляемся в возможности самой amoCRM и на созданных шагах выстраиваем автоматическое создание задач и переход сделок между воронками. За счет дополнительных возможностей amoCRM мы максимально автоматизируем процессы создания сущностей и заполнения данных. В завершении создаем нужные  поля в каждой из 3-х сущностей (сделки, контакты, компании).

Подготовка выгрузки данных

Залог качественной отчетности – актуальные и верные исходные данные. На этом этапе решается вопрос о том, какие именно данные из учетных систем попадут в итоговую систему отчетности. В нашем случае это amoCRM и Google Sheets.

В целом, весь этот этап полностью выполняет платформа myBI Connect. После подключения и настройки выгрузки мы получаем хранилище, данные в котором лежат в удобных представлениях и обновляются ежедневно. Кстати, можно и чаще. Это дает нам возможность быстро перейти к следующему шагу — построению аналитических решений.

Визуализация данных — создание решений

Эта самая интересная и приятная часть внедрения. Далее мы работаем над тем, чтобы данные превратились в конечные решения, которые должны четко отвечать на поставленные  вопросы и вести компанию к росту выручки. Тут важно заранее зафиксировать, на что мы в результате хотим повлиять и, исходя из этого, выбирать необходимые отчеты и их структуру.

Далее будут приведены конкретные реализованные решения, внедрение которых привело к достижению целей клиентов, а именно – росту выручки.

Инструмент контроля качества ведения CRM менеджерами

Он представляет из себя два отчета. Первый отчет висит на общем экране в отделе продаж и используется РОПом:

Этот отчет позволяет увидеть все «косяки», которые могут допустить менеджеры при работе с CRM. Это могут быть: незаполненные поля, сделки без задач, сделки без компаний, компании без квалификации и прочие прочие. Все эти проблемы автоматически выявляются и отображаются на едином экране.

Второй отчет индивидуален для каждого менеджера. Он показывает, в какой именно сделке или компании допущена ошибка, дает возможность менеджеру быстро попасть в нужное место в CRM и исправить все неточности. Это может служить для менеджеров новым KPI, который влияет на их премирование.

В результате мы пришли к тому, что постепенно все менеджеры исправили проблемы отсутствия данных, в CRM перестала вестись хаотично, а мы получили более «чистые» данные для наших следующих отчетов.

Оперативный мониторинг текущий продаж

Отчет отражает текущие продажи: план, факт и разницу между ними за текущий день и за текущую неделю по каждому менеджеру. Этот отчет постоянно отображается на экране в отделе продаж.

План по продажам задается РОПом в отдельной табличке:

Такой инструмент помогает РОПу контролировать текущую ситуацию и делать оперативные корректировки. Кроме этого работа приобретает соревновательный характер, что может дополнительно мотивировать сотрудников к более эффективной работе.

Отчет «Лучший работник месяца»

Выводя суммарные результаты за текущий месяц, это решение формирует атмосферу здоровой конкуренции. Победитель, разумеется, получает награду. Отчет также выводится на экран отдела продаж. Лидерство формируется по сумме маржи за месяц.

Все перечисленные отчеты отображаются на экране с определенным интервалом ротации.

Аналитический отчет для руководителя отдела продаж

Данный отчет позволяет РОПу «покрутить» данные в различных срезах. Не зря же мы ранее вводили дополнительные поля для каждой сущности. Теперь мы имеем возможность превратить каждое из этих полей в параметр внутри отчета и рассмотреть продаж с любым набором параметров.

Тут стоит отметить, что мы используем единую связанную модель и нужные нам интерактивные свойства Power BI, что позволяет объединить очень много данных в рамках одного экрана. Ниже приведена статическая картинка, но в реальности при клике на любую из визуализаций все цифры будут пересчитаны в зависимости от нашего выбора. Такой отчет, как правило, создается индивидуально под особенности каждого клиента, может отслеживать разное количество дополнительных полей/срезов.

Данное решение позволяет руководителю отдела продаж выявить закономерности, которые характерны конкретно для его отдела. Конечный объем продаж всегда можно разбить на составляющие — продажи по менеджерам, продажи по типам клиентов, продажи по типу продуктов. Такое структурирование данных позволяет понять, какие составляющие продаж, а также их пересечение, обладают наибольшей или наименьшей эффективностью. Этот отчет помогает выявить 20% действий, которые приносят 80% прибыли (принцип Парето).

Инструмент приоритизации обзвона текущих клиентов

Данный отчет отвечает на простой вопрос менеджера — в каком порядке проводить коммуникацию с клиентами? Когда теплые заявки заканчиваются, грамотный менеджер начинает работу со своими старыми клиентами заново. В данном отчете присутствует таблица, которая показывает клиентов с наименьшим количеством сделок за последние 3 месяца. При этом в отчете отражаются только те компании, с которыми менеджеры компании общались мало. Таким образом, мы получаем список малоактивных компаний с небольшим количеством сделок. На них менеджерам стоит обратить особое внимание, ведь возможно, что такие компании обладают немалым потенциалом.

Данный инструмент гармонично вписывается в общую работу компании и стратегию по «подъему» старой клиентской базы (одна из функций менеджера — «фермера»). Так ни одна компания не остается без внимания. Также в отчете к каждой компании прикреплена прямая ссылка для того, чтобы менеджер мог быстро перейти на нужного клиента и начать с ним работу, не тратя время на его поиск в CRM.

Отслеживание дебиторской задолженности

Этот отчет вас, скорее всего, не удивит, как и то, что нужно стремиться вовремя получать оплату за свои услуги;). В данном случае мы настроили процесс работы с амо таким образом, чтобы в ней отражались все данные о сроке и факте оплаты. Это, в свою очередь, позволяет формировать отчет о сделках, оплата по которым не поступила вовремя. Такой отчет помогает выявить компании с максимальной суммой задолженности и максимальной просрочкой оплаты. В отчете также присутствуют ссылки на конкретные карточки клиентов в amoCRM.

Мобильный Dashboard для владельца или CEO

Ну и не обошлось без желанного всеми топами отчета в мобильном приложении.

Наша версия включает даже push-уведомления на мобильный телефон владельца при выполнении дневного или недельного плана больше чем на 80%.

Итог

Благодаря своевременному вмешательству и оцифровке рабочего процесса, практически «на глазах» начала расти выручка. Стагнирующая ситуация стабилизировалась и падающая кривая поползла вверх. По сути, появились 3 новых системы, а именно системы контроля и самоконтроля по косякам и продажам и система сквозной аналитики отдела продаж.

Наш клиент утверждает, что ситуация в компании начала меняться уже в процессе внедрения изменений: в отделе продаж сформировалась атмосфера здоровой конкуренции, у сотрудников появилась мотивация к достижению поставленных перед ним целей. Рост валовой прибыли в первый месяц после внедрения наших решений составил 24% по отношению к предыдущему периоду. На наш взгляд это отличный результат столь короткий срок.

Что касается внедрения, то могу с уверенностью сказать следующее: имея опыт работы с данными, понимание процессов конкретной компании, навыки настройки amoCRM и наличие инструментов Power BI и myBI Connect — перед тобой открываются безграничные возможности в решении практически любых бизнес-задач.

Мы будем рады помочь реализовать подобные решения для Вашей компании с учетом отраслевых особенностей и желаемых результатов. Пожалуйста, заполните наш Бриф.

Оставить комметарий