Торговля франшизами часть 2 — отчеты для продавцов

1129
Торговля франшизами часть 2 — отчеты для продавцов

Всем привет! На связи Трухан Александр из агентства Sol.Digital. Представляю вам вторую часть статьи по отчетам, описывающим рабочие процессы компании по торговле франшизами. Рекомендую сначала прочитать первую часть, дабы быть в курсе всего, о чем идет речь.

Какая задача была поставлена

После внедрения первого блока, клиент отметил для себя всю пользу и наглядность полученных отчетов и захотел получить еще и рабочие инструменты для менеджеров, чтобы внедрить систему соревнований в отдел продаж.

На входе мы получили вот такое техническое задание на набор отчетов:

  1. Суточный дашборд по работе отдела продаж со списком необходимых ключевых показателей эффективности (KPI).
  2. Месячный дашборд с аналогичным списком показателей KPI.
  3. Back-часть для руководителя отдела со сводными показателями по работе отдела.

Работа по проекту

Отчеты планировалось транслировать на двух больших телевизионных экранах в офисе. Изначально клиент изъявил желание видеть оба отчета по сотрудникам в виде дашборда с плашками, а не в табличном варианте. Число сотрудников в отделе — 6 человек, поэтому стандартные размеры отчета позволяют разместить всю информацию на одной странице без использования ротации между разделами. А трансляция на широкоформатных телевизорах позволяет показать весь отчет полностью и обойтись без использования горизонтальной или вертикальной прокрутки.

На наш взгляд, максимальное число сотрудников, которое можно разместить на одной странице в данном варианте отчета, составляет не больше 7 человек (при условии использования широкоформатного телевизора). Использование подобного формата отображения информации для отделов с бОльшим числом сотрудников влечет за собой потерю целостности визуального эффекта.

Отчет является активным на этой странице, удобнее всего будет раскрыть его на весь экран и попробовать повзаимодействовать с визуализациями и полистать страницы.

Все данные для формирования отчета выгружаются с помощью сервиса myBI Connect.

Визуализации отчета суточных показателей KPI

Суточный отчет строился в фирменных цветах компании-заказчика и по его требованиям.

Торговля франшизами часть 2 — отчеты для продавцов

Для каждого менеджера были зафиксированы следующие KPI:

  1. Количество новых сделок, поступивших к нему сегодня.
  2. Количество отправленных коммерческих предложений.
  3. Сумма успешно закрытых сделок.
  4. Количество сделок с просроченными задачами, или сделками без задач (косяки).
  5. Количество исходящих успешных звонков за день.
  6. Количество пропущенных входящих звонков.
  7. Показатель суммарной длительности исходящих вызовов.

Последний показатель трудно отнести к KPI, он больше носит информативный характер.

Для простоты восприятия данного отчета все показатели были сгруппированы и разделены цветами.

В исполнении все виджеты довольно простые, кроме одного — сделок с косяками. Этот показатель необходимо выводить именно на сегодняшний день, без учета сделок прошлых периодов, поэтому потребовалось внедрить небольшой дополнительный программный скрипт. Он каждый вечер «проходит» по задачам менеджеров в amoCRM и выводит в таблицы Google Sheets цифровые показатели: сколько было всего задач,  сколько просроченных, и сколько сделок без задач.

На основе этих данных строится мера, которая высчитывает количество косяков у конкретного менеджера на сегодняшний день. Для визуализации мы использовали кастомные визуализации сторонних разработчиков. Так мы разграничили отличия показателей и меток отклонений от плановых значений объема косяков, которые допускаются руководителем отдела продаж (РОПом).

Для придания большего акцента были введены цветовые дифференциации итогового показателя и текстовое пояснение полученного значения.

Визуализации отчета месячных показателей KPI

В данном отчете мы по предварительному согласованию с заказчиком позволили себе больше вольностей, касающихся визуализации. Неприкосновенными остались лишь KPI, которые необходимо было отразить в отчете:

  1. Выручка, которую принес менеджер по итогу месяца.
  2. Количество успешных и новых сделок за месяц.
  3. Показатель среднего чека и суммы по сделкам, которые ожидаются в оплату.
  4. Показатель конверсии по одному из ключевых показателей для компании.
  5. Количество успешных исходящих звонков за месяц.
  6. Показатель пропущенных вызовов менеджером.
  7. Показатель неудачных вызовов, произведенных менеджером.
  8. Общее и среднее время телефонных разговоров менеджера.
  9. Показатель косяков менеджера за месяц.

Торговля франшизами часть 2 — отчеты для продавцов

Любой подобный отчет — это некая таблица соревнования, которая должна дополнительно мотивировать менеджера работать более эффективно. Бесполезно просто вывести на экран текущие цифры о работе сотрудников — необходимо обязательно ввести рейтинговую систему. В данном случае визуальным элементом подобного рейтинга послужили «звезды»: показатель эффективности работы. Чем выше процент выполнения KPI каждого сотрудника, тем больше «звезд» он заработал.

Именно поэтому первое место в отчете занимает рейтинг каждого менеджера, глядя на который сотрудник понимает, кто на первом месте, кто на втором, а кто может не рассчитывать на премиальные в этом месяце.

Показатель по выручке мы решили выполнить в виде кастомного тахометра, на который нанесены текущие цифры менеджера, обозначен плановый показатель, а также выделена зона для превышения плана. Цель каждого менеджера — «положить стрелку» в отсечку.

Данные по сделкам мы объединили в один визуальный элемент — вращающуюся плашку, тоже нестандартное решение Power BI. С одной стороны это позволило представить данные в более крупном виде, а с другой — придать динамичности отчету.

Точно такое же решение было использовано для вывода среднего чека и суммы ожидаемой оплаты.

Показатель конверсии выполнен в виде обычной плашки. Данные по звонкам выводятся в аналогичных первой группе визуальных элементах. Они придают динамику и отображают процент выполнения плана.

Последним визуальным элементом стал модуль с карточками по косякам в сделках, который был исполнен как в предыдущем отчете, только теперь в срезе месячных данных.

Визуализации Back-части для руководителя

Для руководителя отдела продаж отчет представлен в расширенном варианте. Он демонстрируется на экране его компьютера, поэтому тут использована вертикальная прокрутка для максимизации объема выводимой информации.

Торговля франшизами часть 2 — отчеты для продавцов

Представлены диаграммы по сумме успешных сделок и по количеству исходящих вызовов, т. к. эти показатели являются ключевыми для компании. Распределение идет по дням месяца, и всегда можно увидеть сводную по конкретному дню.

Ниже представлены числовые показатели выполнения KPI. Данные по выручке и звонкам также продублированы в виде каскадных диаграмм, демонстрирующих реальность на сегодняшний день. Оба графика перестраиваются ежедневно. Плюс — отдельно выводится график по косякам.

В результате руководитель может посмотреть историю работы всего отдела, или выбрать одного конкретного менеджера и увидеть всю подноготную по его работе: в какие дни были сделки, когда он более активно звонил, как вообще работал в течение месяца.

Выводы

Полученные отчеты представляют собой не почву для размышлений, а строят мотивационную систему внутри команды. С учетом того, что данные отчеты были размещены на больших экранах в офисе компании, то польза от их внедрения огромна:

  • оперативный контроль РОПом работы сотрудников отдела;
  • самоконтроль работы каждым сотрудником;
  • наглядная автоматическая отчетность по работе всего отдела продаж и каждого сотрудника в отдельности;
  • система соревнований для сотрудников внутри отдела;
  • наглядное основание для выстраивания системы премирования сотрудников.

И это далеко не полный перечень полезных результатов, которые можно извлечь из применения данных отчетов.

Примечание редакции. 31 января мы проведем вебинар, на котором наши партнеры и пользователи поделятся своими кейсами. Напоминаем вам о возможности заполнить бриф для дальнейшей оценки ваших задач и реализации их нашими партнерами. 

Оставить комметарий