Всем привет! Меня зовут Алексей Пряслов, проект HOMS. Хочу поделиться кейсом по созданию отчета для анализа результатов работы гостиницы
Постановка задачи
В гостинице имеется большое количество отчетов, которые собираются из разных систем (1С, OPERA, Micros и так далее) в единую книгу MS Excel. В принципе, если ее детально изучить, можно понять основные вехи работы объекта. Однако имеется несколько ярко выраженных неудобств:
- Отчет о прибылях и убытках велся «по старинке» — одна большая «портянка» план/факт/отклонение/прошлый год по каждому месяцу и имел только разрез по месяцам, а требовался разрез нарастающим итогом с начала года (Year-to-Date)
- Отсутствовала визуализация большинства параметров, что существенно затрудняло чтение
- Не проводился benchmarking
- Не проводился глубокий анализ результатов работы гостиницы. Отсутствовал анализ ассортимента продаваемых номеров, анализ отклонения фактической прибыли в разрезе по подразделениям (Room Department, FB Department, SPA Department) от плановой. А это в свою очередь не давало объективной оценки результатов работы менеджеров данных подразделений
- Не было расчета точки безубыточности в разрезе денежных и натуральных показателей
В качестве исходных данных нам был передан вышеописанный Excel-файл.
Реализация
На наш взгляд, наиболее простой и дешевый инструмент для устранения вышеописанных проблем является Power BI. Предоставленный Excel – файл мы доработали и загрузили в Power BI. Получилась следующая модель данных
Визуализации подбирались по принципу максимального понимания доносимой информации конечными пользователями — собственником, генеральным менеджером и финансовым директором. Получился следующий отчет (его можно развернуть во весь экран и кликать по фильтрам и закладкам):
Результат
Благодаря использованию Power BI мы добились следующего:
- Отчет можно читать прямо в интернет-браузере, использую даже смартфон
- На каждой странице есть фильтры, необходимые конечному пользователю
- Быстрый взгляд на выполнение / невыполнение KPI
- Положение гостиницы в рыночном окружении
- Наглядный отчет о прибылях и убытках по стандартам USALI
- Анализ ассортимента – какое влияние на выручку оказало отклонение по цене реализации номеров и по объему продаж каждой категории номеров
- Анализ причин отклонений фактической валовой операционной прибыли от плановой в разрезе по подразделениям
- Анализ безубыточности в разрезе по подразделениям, по физическим и монетарным показателям
- Анализ Что Если для моделирования различных сценариев — увеличение / уменьшение ADR и загрузки с целью немедленного расчета новых значений выручки, валовой операционной прибыли и EBITDA
Выводы
Созданный отчет стал основным документом на ежемесячном бюджетном комитете. Клиент не отказался от Excel, но собственник анализирует результаты работы гостиницы и сотрудников на основе данного отчета. Пожалуй, в этом главный результат проекта.
