В этой статье мы хотим рассказать про реализацию отчета по дебиторской задолженности в виде интерактивного отчета Power BI. Некоторое время назад мы столкнулись задачей анализа данных по дебиторке, немного пофантазировали и представили ее решение в нескольких вариантах.
Краткое пояснение. Дебиторская задолженность или “дебиторка” – это все денежные обязательства в сторону нашей организации. Все деньги, которые нам должны. Дебиторка появляется у любых организаций и в зависимости от величины долгов и сроков выплат, требует отдельного контроля. Особую важность работа с дебиторкой играет в организациях работающих с постоплатой. Примером может быть какое-либо производство или оптовая компания, которая отгружает товары с отсрочкой платежа или под реализацию.
Примерно, как в известном фильме, но наоборот;)
– Утром деньги – вечером стулья.
– А можно оборот?
– Можно. Но деньги вперед.
Я думаю, что все понимают почему важно собирать личные долги. Почему это важно в масштабах предприятия? Причин много – чем выше просрочка тем выше риск того, что мы не увидим эти деньги; чем больше задержка, тем больше становится срок оборачиваемости нашего капитала и вы теряете прибыль; повышается риск оказаться в кассовом разрыве и прочие прочие. Дебиторка это, конечно, актив, но, если им не заниматься – обесценивается со временем.
Среди финансистов дебиторку принято разделять на просроченную и предстоящую. Мы сделали отгрузку с условием оплаты через 15 дней, сумма этой отгрузки теперь предстоящая дебиторская задолженность. Если через 15 дней оплата не поступила – дебиторка становится просроченной. Два этих типа бывает называют по разному, но принцип остается тем же.
Отлично, на этом с теорией закончили и можно перейти к отчетам. Мы рассмотрели оптовую организацию, которая отгружает товары различных категорий разным покупателям и предоставляет индивидуальные условия по отсрочке. Продажами занимается несколько менеджеров, к которым прикреплены покупатели. Менеджеры занимаются первичным контролем получения дебиторки, потому как клиенты постоянные и отгрузок по каждому проходит несколько.
С точки зрения данных этот пример описывается всего несколькими таблицами –
- Таблица документов по отгрузкам – контрагент, тип товара, количество дней отсрочки, сумма, дата документа и его наименование.
- Таблица оплат – контагент, сумма платежа, дата платежа, документ оплаты.
- Таблица соответствий менеджеров и клиентов.
Все эти данные достаточно легко получить из 1С, а наш отчет построен на случайном наборе данных.
Готовый отчет вставлен в страницу, а вот тут ссылка на него.
Итак, первый лист отчета предоставляет информацию по всей дебиторской задолженности на сегодняшний день. Важной особенностью отчета является то, что он обращается к текущей дате и перестраивается в зависимости от нее. Гистограммы показывают текущую задолженность, относительно центра – сегодняшнего дня, просроченную (оранжевую) и предстоящую (синюю). Отдаление от центра означает количество дней, для синей – через сколько нам должны вернуть долг, для оранжевой – на сколько уже просрочена выплата.
Для каждой категории наверху есть еще и общие параметры – количество должников, сумма, отсрочка или просрочка в среднем.
Ниже представлено разделение задолженности по типам продукции, а так же замысловатая визуализация Sunburst, которая показывает сразу и разделение по типу, и менеджеров ответственных и контрагентов.
И, конечно, отчет является полностью интерактивным – на любую область можно кликнуть и отфильтровать остальные визуализации по определенному показателю. К примеру, посмотреть кто именно должен нам заплатить в течение 6 дней, по какому типу договоров была отгрузка и какой менеджер отвечает за получение оплаты.
Второй лист (для движения между листами отчета в его нижней части присутствуют стелки) отчета построен по тому же принципу, но имеет немного иное представление. Точно так же вся дебиторка разделена на просроченную и отсроченную, а каждая категория поделена на две группы по количеству дней (больше 10 и меньше). В каждой области присутствует круговая диаграмма по менеджерам и контрагентам (реализовано через drill-down – нужно кликнуть на стрелочку вниз для перехода к ним).
Кроме этого с помощью фильтров сверху можно сразу увидеть ситуацию по определенному менеджеру, контрагенту или типу продукции.
Эта визуализация дает чуть более глубокое представление о текущей ситуации, хотя отображает ровно те же данные, что и на предыдущем листе.
Далее мы задумались о том, что полезным было бы иметь отчет о платежеспособности каждого клиента. Эта информация может быть использована при согласовании условий новых отгрузок. Если вы кликнете второй кнопкой мыши на какого-либо контрагента, то сможете перейти в детализированный отчет именно по нему –
На этом отчете представлены основные показатели работы определенным контрагентом. Все отгрузки разделены на активные – которые еще не были оплачены (дебиторка) и закрытые, то есть уже оплаченные. Они в свою очередь разделены на те, которые были оплачены в срок и просроченные. С помощью переключателя вы сможете посмотреть либо на количество отгрузок, либо на их суммы. В таблице можно увидеть названия документов, по которым проходили отгрузки, а на нижней диаграмме – типы продукции, которые отгружались контрагенту. Мне кажется, иметь такой отчет под рукой достаточно полезно, когда контрагент приходит с запросом предоставления каких-либо эксклюзивных условий.
Совершенно аналогичный отчет можно получить по менеджеру. Этот отчет призван показать насколько хорошо менеджер справляется с задачей “выбивания долгов”. Для перехода к нему нужно точно так же кликнуть второй кнопкой мыши на втором листе отчета на визуализации менеджеров.
И наконец последний лист отчета – сравнение контрагентов и менеджеров между собой по показателям дебиторки. Знать на сколько добросовестно выплачивает свои долги контрагент очень важно, но кроме этого необходимо иметь представление о том, как ведут себя остальные. Для менеджеров ситуация аналогичная.
Наши данные случайным образом собрались так, что всего один контрагент произвел оплату в срок.
На этом все. Надеюсь, эта статья подтолкнула вас к мысли о том, что необходимо анализировать свою дебиторку. Данный отчет был подготовлен компанией myBI. Мы будем рады вашим обращениям!