Отчет для анализа результатов работы гостиницы

3509

Всем привет! Меня зовут Алексей Пряслов, проект HOMS. Хочу поделиться кейсом по созданию отчета для анализа результатов работы гостиницы

Постановка задачи

В гостинице имеется большое количество отчетов, которые собираются из разных систем (1С, OPERA, Micros и так далее) в единую книгу MS Excel. В принципе, если ее детально изучить, можно понять основные вехи работы объекта. Однако имеется несколько ярко выраженных неудобств:

  • Отчет о прибылях и убытках велся «по старинке» – одна большая «портянка» план/факт/отклонение/прошлый год по каждому месяцу и имел только разрез по месяцам, а требовался разрез нарастающим итогом с начала года (Year-to-Date)
  • Отсутствовала визуализация большинства параметров, что существенно затрудняло чтение
  • Не проводился benchmarking
  • Не проводился глубокий анализ результатов работы гостиницы. Отсутствовал анализ ассортимента продаваемых номеров, анализ отклонения фактической прибыли в разрезе по подразделениям (Room Department, FB Department, SPA Department) от плановой. А это в свою очередь не давало объективной оценки результатов работы менеджеров данных подразделений
  • Не было расчета точки безубыточности в разрезе денежных и натуральных показателей

В качестве исходных данных нам был передан вышеописанный Excel-файл.

Реализация

На наш взгляд, наиболее простой и дешевый инструмент для устранения вышеописанных проблем является Power BI. Предоставленный Excel – файл мы доработали и загрузили в Power BI. Получилась следующая модель данных

Визуализации подбирались по принципу максимального понимания доносимой информации конечными пользователями – собственником, генеральным менеджером и финансовым директором. Получился следующий отчет (его можно развернуть во весь экран и кликать по фильтрам и закладкам):

Результат

Благодаря использованию Power BI мы добились следующего:

  • Отчет можно читать прямо в интернет-браузере, использую даже смартфон
  • На каждой странице есть фильтры, необходимые конечному пользователю
  • Быстрый взгляд на выполнение / невыполнение KPI
  • Положение гостиницы в рыночном окружении
  • Наглядный отчет о прибылях и убытках по стандартам USALI
  • Анализ ассортимента – какое влияние на выручку оказало отклонение по цене реализации номеров и по объему продаж каждой категории номеров
  • Анализ причин отклонений фактической валовой операционной прибыли от плановой в разрезе по подразделениям
  • Анализ безубыточности в разрезе по подразделениям, по физическим и монетарным показателям
  • Анализ Что Если для моделирования различных сценариев – увеличение / уменьшение ADR и загрузки с целью немедленного расчета новых значений выручки, валовой операционной прибыли и EBITDA

Выводы

Созданный отчет стал основным документом на ежемесячном бюджетном комитете. Клиент не отказался от Excel, но собственник анализирует результаты работы гостиницы и сотрудников на основе данного отчета. Пожалуй, в этом главный результат проекта.