Агейкова Виктория, аналитик в агентстве Email Soldiers. Мы занимаемся построением онлайн-коммуникаций для клиентов, а бизнес-аналитика помогает оценивать эффективность разных маркетинговых каналов. Внутри компании мы также используем отчётность в Power BI.
В апреле 2020 года прошел конкурс на лучший дашборд по продажам от Алексея Колоколова. Интересное и полезное мероприятие, которое позволило взглянуть на прикладную задачу не только глазами директора, но и коллег из других компаний. В этом конкурсе я поучаствовала и хочу поделить результатами.
Задание
Участникам предоставили данные о компании, которая работает с B2B-клиентами, предоставляя шесть направлений услуг. Есть квартальный план по количеству сделок и суммам контрактов. Фактические продажи, как и все поступающие заявки, фиксируются в системе с некоторыми дополнительными полями.
Необходимо было создать интерактивный дашборд для директора по продажам за один квартал, который давал бы ответы на вопросы в нескольких разрезах:
- общая информация о продажах;
- результативность работы отдела продаж;
- услуги и клиенты.
Исходные данные
Фактические данные
Обработанная и обезличенная выгрузка из AmoCRM. Каждая строка — одна заявка. Поле «Этап сделки» содержит последнее актуальное значение. Воронка продаж состоит из следующих этапов:
- получение лида;
- встреча, проведение презентации;
- выставление коммерческого предложения (КП);
- согласование, дожим клиента;
- подписание договора, выставление счета;
- получение аванса, старт работ по проекту.
Сделка считается успешной, если находится на пятом или шестом этапе. Сумма контракта означает полученный доход. Бюджет сделки — это лишь возможный доход со сделок, которые находятся на этапах 1–4.
У каждой сделки есть ответственный менеджер. Всего в отделе продаж 4 менеджера.
Плановые данные
У компании есть план с разбивкой по услугам для:
- общего количества сделок;
- общей суммы контрактов;
- сумм контрактов по менеджерам.
Анализ исходных данных
Анализ исходных данных — обязательный и основной этап работы любого проекта, поскольку качественные и точные данные — главный залог успеха хорошего отчета.
В работе я часто сталкивалась с amoCRM и понимаю, что представленные данные отражают лишь небольшую часть того, что в действительности может возвращать amoCRM и что было бы полезно отслеживать. Например, историю перехода заявки от одного этапа воронки к другому. В группе Алексея в фейсбуке были недовольства со стороны участников по поводу того, что не хватает тех или иных исходных данных.
Однако я предлагаю смотреть на ситуацию непредвзято:
- Не забывать, кто конечный пользователь отчета.
В данном случае это директор компании. Директору главное понимать, как идут продажи и что ожидать в будущем. Вряд ли ему будут интересны детали работы и разные статистические анализы. Если отчет будет слишком перегружен и непонятен с первых минут, директор таким отчетом пользоваться не будет.Не существует идеальных данных.
В этом я каждый раз удостоверяюсь на личном опыте. Всегда бывает либо что-то настроено неправильно, либо считается не так, либо не сходится по разным причинам.
2. Не существует идеальных данных.
В этом я каждый раз удостоверяюсь на личном опыте. Всегда бывает либо что-то настроено неправильно, либо считается не так, либо не сходится по разным причинам.
3. Уметь работать с тем, что имеется.
На самом деле в полученной выгрузке достаточно информации не только для директора, но и для проведения более глубокого анализа. Нужно помнить, кто является конечным пользователем вашего отчета и необходима ли такая информация ЛПР.
Исходные данные для конкурса были предварительно подготовлены и очищены организаторами, поэтому на их анализ и обработку ушло очень мало времени. Оставалось привести данные к более красивому и читаемому виду. Например, избавиться от номеров в поле “Этап продаж”.
Решение
Моя главная цель при проектировании отчета — соединить информативность и лаконичность так, чтобы отчет был понятным для восприятия с первого взгляда.
При просмотре отчета, сразу видна главная информация:
- как выполняется план по сделкам и суммам контрактов в компании;
- как выполняется план менеджерами;
- какова реальная воронка продаж;
- какие компании уже заключили сделки, а какие еще в процессе;
- рейтинг источников и услуг;
- прогноз продаж;
- с какими клиентами необходимо срочно работать, чтобы не упустить их.
Однако, используя срезы, можно получить много оперативной и аналитической информации:
- какой источник приносит больше всего реальных клиентов;
- как отличается поведение лидов в зависимости от месяца попадания в воронку;
- где сильные и слабые места в работе менеджеров;
- кому и когда пора делать допродажи;
- на какие услуги растет или падает спрос.
Директор при использовании отчета быстро получает всю необходимую информацию о состоянии работы компании. Но дополнительно проанализировав данные, можно принять полезные управленческие решения:
- перераспределить бюджет на рекламу, вкладывая больше инвестиций в прибыльные каналы;
- перестроить работу отдела продаж, закрепив за каждым менеджером работу с теми услугами, с которыми у него получается работать лучше всех;
- продвигать наиболее прибыльные услуги и др.
И еще немного о самом отчете.
Функционал
Для тех, кто не знаком с Power BI и не умеет им пользоваться, в отчете есть страница со справочной информацией. Кратко дано описание метрик и как они рассчитываются, а также как работать с отчетом.
Советую включать подобные справочные страницы в любой отчет.
Все основные метрики рассчитаны с помощью мер с обработкой пустых значений. Это позволяет избежать появления некрасивого значения (Blank) на карточках и исчезновения некоторых показателей с графиков
Переход по страницам осуществляется с помощью навигационной панели.
Поэтому я убрала стандартную панель навигации Power BI для перехода между страницами отчета.
Если еще не знаете, как это сделать, то все гениальное просто — скройте все страницы, кроме первой.
Активно используйте подсказки визуальных элементов. Это поможет обогатить отчет данными и не перегружать его визуально.
Можно использовать:
- стандартные возможности
На диаграмме показан рейтинг источников по количеству поступивших лидов. Однако при наведении можно увидеть, сколько из них успешных и возможных сделок. Необходимо все лишь добавить эти два параметра в после «Подсказка».
- расширенные возможности
Учитывайте, что информация в окне подсказки должна отображаться полностью, поскольку функционала скроллинга в подсказках нет.
В отчете на странице «Анализ продаж» для фильтрации данных я использовала срезы, установить которые можно, выбрав необходимые параметры на визуальных элементах. Это позволяет сэкономить место для отображения важных показателей.
На странице «Менеджеры и клиенты» дополнительно для большей информативности появляется панель фильтров.
Дизайн
- Разрешение
Возможно, кому-то это покажется интересным решением. Весь отчет имеет нестандартное разрешение, а именно Full HD. Блоки смотрятся компактно и аккуратно. Появляется больше маневренности в расположении элементов и построении макета.
2. Цветовая гамма
Фон и карточки имеют нейтральные оттенки и не отвлекают от основных показателей. Для более наглядной связи данных в отчете используется условное обозначение цветом. Например, зеленый — это лиды, оранжевый — сумма контракта, синий — успешные сделки. Такая классификация наблюдается во всем отчете.
3. Структура
Расположены блоки по правилам построения дашбордов: сверху важные числовые показатели, далее элементы расположены по убыванию степени важности информации — слева направо и сверху вниз.
Судьи конкурса пришли к выводу, что этот отчет является самым «прозрачным». К явным плюсам отнесли:
- интуитивно понятный интерфейс;
- аккуратную верстку;
- дизайн;
- понятные метрики и выборки данных.
Моя работа заняла 3-е место в конкурсе. Первое и второе место распределили между отчетами, сделанные в Qlik и Tableau, поскольку содержали больше аналитической информации.
Примечание редактора. Привет, это Алексей Сидоров! Я принимал участие в этом конкурсе со стороны жюри. Во-первых, я хотел бы отметить и поблагодарить Алексея за организацию. Алексей вкладывает личные силы и средства в развитие рынка и специалистов в отрасли – это очень здорово.
Во-вторых, я хотел бы поздравить и подблагодарить всех участников. Независимо от призовых мест, все те, кто приступил к выполнению задания и смог поднять свой уровень владения Power BI – тоже молодец.
