Всем привет, на связи Трухан Александр из агентства Sol.digital. К нам обратилось агентство недвижимости с задачей систематизации отчетности по входящему потоку заявок на аренду, а также по работе менеджеров по продажам. В компании внедрена и успешно функционирует система amoCRM, все входящие обращения поступают посредством нескольких каналов привлечения, которые отслеживаются с помощью коллтрекинга от компании CoMagic.
Совместно с клиентом мы структурировали задачу и пришли к необходимости создания 4х отчетов:
- Маркетинговый отчет на основе данных из CoMagic и amoCRM – сводный отчет с набором показателей для оценки эффективности рекламных средств.
- План/факт по KPI для менеджеров – дашборд для менеджеров компании, должен отражать текущие состояние выполнения поставленных перед ними KPI.
- План/факт по KPI для руководителя – отчет для РОПа, где представлены сводные показатели по всем KPI в различных срезах.
- Косяки по менеджерам отдела продаж – отчет призван полностью нивелировать допущение ошибок при заполнении CRM-системы.
Работа по проекту
Работа по проекту была разбита на несколько этапов, первым являлся этап подготовки выгрузки данных с сервиса CoMagic и amoCRM. Для выгрузки актуальных данных, по традиции использовался лучший, на наш взгляд, сервис myBI Connect. Если с моделью выгрузки данных из AmoCRM никаких вопросов нет, то вот модель выгрузки данных из сервиса CoMagic мы в своих кейсах на mybimybi.beget.tech еще не описывали, а здесь есть свои тонкости и нюансы.
Особенности настройки связей
Перед выгрузкой основных данных с сервиса CoMagic необходимо было проверить все настройки аккаунтов клиента (CoMagic и AmoCRM), дабы избежать неверной трактовки полученной информации. Про это, кстати, в этом блоге уже была хорошая статья (Принцип GIGO).
Аудит настройки проводился по определенному чек-листу, по соглашению с клиентом мы можем показать только часть пунктов, которые проверялись:
- каждый номер телефона присвоен только одному рекламному источнику;
- все рекламные источники имеют уникальные идентификаторы и наименования;
- корректно четко прописаны сценарии распределения вызовов по операторам и времени работы;
- корректно верно настроен виджет CoMagic в системе AmoCRM и все данные синхронизируются;
- передача данных звонков из системы CoMagic в AmoCRM осуществляется верно, без потерь и задержек.
После проверки всех настроек была проведена выгрузка данных. Далее последовал процесс создания всех необходимых мер и вычислений на языке DAX. Изначально была прописана вся логика требуемых вычислений и уже после она была перенесена в Power BI, далее последовал процесс проверки выводимых данных. Каждая цифра сверялась с выдачей amoCRM и CoMagic. Когда каждая цифра “билась” и с той и с другой системой, т.е. с исходными данными, на различных временных промежутках, наступила очередь конечного оформления всего отчета под требования клиента.
В результате мы получили следующий набор отчетов:
1. Сводка основных показателей эффективности источников входящих обращений на основании данных CoMagic и amoCRM.
Анализируя полученную информацию, в каждый момент времени можно сделать вывод об эффективности каждой рекламной площадки, оценить ее ROI и ROMI. Кроме этого подобный подход позволяет провалиться глубже в параметры сделок и добавить дополнительную фильтрацию, к примеру, на сделки определенной категории, воронки или по наличию метки.
Сумма рекламного бюджета на каждую рекламную площадку подтягивается с таблиц Google Sheets, в которую клиент самостоятельно вносит данные по расходованию средств. В этой таблице объединяются затраты на онлайн и офлайн источники. В целом рекламные затраты в интернете мы могли бы тоже подтягивать автоматически с помощью myBI Connect, но по согласованию с клиентом, дабы ускорить сроки выполнения проекта и снизить его стоимость, остановились на таком варианте реализации.
Дополнительно добавили отчет с несколькими визуализациями для упрощения восприятия статистики:
- Количество вызовов с каждой рекламной площадки в динамике;
- Количество успешных сделок от клиентов с каждой рекламной площадки;
- Показатель ROI каждого рекламного средства;
2. Результаты работы менеджеров – план/факт по KPI для менеджеров.
В компании работают несколько менеджеров, которые обязаны выполнить план по ряду показателей, их мы и транслируем на большой экран, в результате чего, каждый менеджер в любой момент времени видит текущий счет игры;) Эффект, который достигается от применения данного вида отчета нельзя приуменьшить – первое и самое главное – самомотивация и соревнование.
Данные представлены в срезе одного дня (верхняя часть экрана) и в срезе месяца (нижняя):
3. Сводный отчет для руководителя отдела продаж.
Для руководителя создали свой отчет, где нет уже такого объема информации, вывели только самые главные цифры – выполнение месячных показателей KPI. Информацию по успехам отдела РОП может увидеть на графиках, где представлены данные за любой день в резе двух важных показателей.
4. Сводка “косяков” менеджеров при заполнении amoCRM.
Все допускают ошибки, иногда по невнимательности, иногда по причине халатного отношения к работе, а иногда просто по уважительной причине – что-то сорвалось, соединение с интернетом “глюкануло”, да все что угодно может произойти. Для исправления ошибок при ведении карточки сделки и предназначен следующий отчет.
В таблице наглядно представлены все ошибки, которые были допущены менеджером при заполнении карточки в amoCRM. Все поля подсвечены ярко красным, а конце каждой строки содержится активная ссылка для перехода в карточку сделки.
В результате менеджер может в течение нескольким минут исправить все допущенные им ошибки. На выходе получаем порядок в CRM – в любой момент РОП или сам менеджер может получить доскональную информацию по той или иной сделке.
Кроме этого в отчете наверху присутствует сводная информация по ошибкам всех менеджеров и их распредлению по типу.
Вывод
Данные отчеты являются первым шагом клиента на пути крупномасштабного внедрения отчетности Power BI в деятельность организации. Данные отчеты позволили систематизировать поток входящих заявок и определить конечную эффективность этих обращений. Планирование бюджета позволило оптимизировать расходы организации на маркетинговую деятельность.
Внедрение системы соревнований в отделе продаж позволило увеличить эффективность работы каждого отдельного менеджера. Как раз к тому моменту, когда мы дописали этот кейс к нам пришли фотографии из офиса клиента с нашими отчетами на мониторах –
Традиционно напоминаем, что если подобные отчеты актуальная для вас боль – приглашаем вас заполнить бриф для оценки задачи и формирования предложения от партнеров myBI Connect.
