Всем привет! На связи Трухан Александр из агентства Sol.Digital. Представляю вам вторую часть статьи по отчетам, описывающим рабочие процессы компании по торговле франшизами. Рекомендую сначала прочитать первую часть, дабы быть в курсе всего, о чем идет речь.
Какая задача была поставлена
После внедрения первого блока, клиент отметил для себя всю пользу и наглядность полученных отчетов и захотел получить еще и рабочие инструменты для менеджеров, чтобы внедрить систему соревнований в отдел продаж.
На входе мы получили вот такое техническое задание на набор отчетов:
- Суточный дашборд по работе отдела продаж со списком необходимых ключевых показателей эффективности (KPI).
- Месячный дашборд с аналогичным списком показателей KPI.
- Back-часть для руководителя отдела со сводными показателями по работе отдела.
Работа по проекту
Отчеты планировалось транслировать на двух больших телевизионных экранах в офисе. Изначально клиент изъявил желание видеть оба отчета по сотрудникам в виде дашборда с плашками, а не в табличном варианте. Число сотрудников в отделе — 6 человек, поэтому стандартные размеры отчета позволяют разместить всю информацию на одной странице без использования ротации между разделами. А трансляция на широкоформатных телевизорах позволяет показать весь отчет полностью и обойтись без использования горизонтальной или вертикальной прокрутки.
На наш взгляд, максимальное число сотрудников, которое можно разместить на одной странице в данном варианте отчета, составляет не больше 7 человек (при условии использования широкоформатного телевизора). Использование подобного формата отображения информации для отделов с бОльшим числом сотрудников влечет за собой потерю целостности визуального эффекта.
Отчет является активным на этой странице, удобнее всего будет раскрыть его на весь экран и попробовать повзаимодействовать с визуализациями и полистать страницы.
Все данные для формирования отчета выгружаются с помощью сервиса myBI Connect.
Визуализации отчета суточных показателей KPI
Суточный отчет строился в фирменных цветах компании-заказчика и по его требованиям.
Для каждого менеджера были зафиксированы следующие KPI:
- Количество новых сделок, поступивших к нему сегодня.
- Количество отправленных коммерческих предложений.
- Сумма успешно закрытых сделок.
- Количество сделок с просроченными задачами, или сделками без задач (косяки).
- Количество исходящих успешных звонков за день.
- Количество пропущенных входящих звонков.
- Показатель суммарной длительности исходящих вызовов.
Последний показатель трудно отнести к KPI, он больше носит информативный характер.
Для простоты восприятия данного отчета все показатели были сгруппированы и разделены цветами.
В исполнении все виджеты довольно простые, кроме одного — сделок с косяками. Этот показатель необходимо выводить именно на сегодняшний день, без учета сделок прошлых периодов, поэтому потребовалось внедрить небольшой дополнительный программный скрипт. Он каждый вечер «проходит» по задачам менеджеров в amoCRM и выводит в таблицы Google Sheets цифровые показатели: сколько было всего задач, сколько просроченных, и сколько сделок без задач.
На основе этих данных строится мера, которая высчитывает количество косяков у конкретного менеджера на сегодняшний день. Для визуализации мы использовали кастомные визуализации сторонних разработчиков. Так мы разграничили отличия показателей и меток отклонений от плановых значений объема косяков, которые допускаются руководителем отдела продаж (РОПом).
Для придания большего акцента были введены цветовые дифференциации итогового показателя и текстовое пояснение полученного значения.
Визуализации отчета месячных показателей KPI
В данном отчете мы по предварительному согласованию с заказчиком позволили себе больше вольностей, касающихся визуализации. Неприкосновенными остались лишь KPI, которые необходимо было отразить в отчете:
- Выручка, которую принес менеджер по итогу месяца.
- Количество успешных и новых сделок за месяц.
- Показатель среднего чека и суммы по сделкам, которые ожидаются в оплату.
- Показатель конверсии по одному из ключевых показателей для компании.
- Количество успешных исходящих звонков за месяц.
- Показатель пропущенных вызовов менеджером.
- Показатель неудачных вызовов, произведенных менеджером.
- Общее и среднее время телефонных разговоров менеджера.
- Показатель косяков менеджера за месяц.
Любой подобный отчет — это некая таблица соревнования, которая должна дополнительно мотивировать менеджера работать более эффективно. Бесполезно просто вывести на экран текущие цифры о работе сотрудников — необходимо обязательно ввести рейтинговую систему. В данном случае визуальным элементом подобного рейтинга послужили «звезды»: показатель эффективности работы. Чем выше процент выполнения KPI каждого сотрудника, тем больше «звезд» он заработал.
Именно поэтому первое место в отчете занимает рейтинг каждого менеджера, глядя на который сотрудник понимает, кто на первом месте, кто на втором, а кто может не рассчитывать на премиальные в этом месяце.
Показатель по выручке мы решили выполнить в виде кастомного тахометра, на который нанесены текущие цифры менеджера, обозначен плановый показатель, а также выделена зона для превышения плана. Цель каждого менеджера — «положить стрелку» в отсечку.
Данные по сделкам мы объединили в один визуальный элемент — вращающуюся плашку, тоже нестандартное решение Power BI. С одной стороны это позволило представить данные в более крупном виде, а с другой — придать динамичности отчету.
Точно такое же решение было использовано для вывода среднего чека и суммы ожидаемой оплаты.
Показатель конверсии выполнен в виде обычной плашки. Данные по звонкам выводятся в аналогичных первой группе визуальных элементах. Они придают динамику и отображают процент выполнения плана.
Последним визуальным элементом стал модуль с карточками по косякам в сделках, который был исполнен как в предыдущем отчете, только теперь в срезе месячных данных.
Визуализации Back-части для руководителя
Для руководителя отдела продаж отчет представлен в расширенном варианте. Он демонстрируется на экране его компьютера, поэтому тут использована вертикальная прокрутка для максимизации объема выводимой информации.
Представлены диаграммы по сумме успешных сделок и по количеству исходящих вызовов, т. к. эти показатели являются ключевыми для компании. Распределение идет по дням месяца, и всегда можно увидеть сводную по конкретному дню.
Ниже представлены числовые показатели выполнения KPI. Данные по выручке и звонкам также продублированы в виде каскадных диаграмм, демонстрирующих реальность на сегодняшний день. Оба графика перестраиваются ежедневно. Плюс — отдельно выводится график по косякам.
В результате руководитель может посмотреть историю работы всего отдела, или выбрать одного конкретного менеджера и увидеть всю подноготную по его работе: в какие дни были сделки, когда он более активно звонил, как вообще работал в течение месяца.
Выводы
Полученные отчеты представляют собой не почву для размышлений, а строят мотивационную систему внутри команды. С учетом того, что данные отчеты были размещены на больших экранах в офисе компании, то польза от их внедрения огромна:
- оперативный контроль РОПом работы сотрудников отдела;
- самоконтроль работы каждым сотрудником;
- наглядная автоматическая отчетность по работе всего отдела продаж и каждого сотрудника в отдельности;
- система соревнований для сотрудников внутри отдела;
- наглядное основание для выстраивания системы премирования сотрудников.
И это далеко не полный перечень полезных результатов, которые можно извлечь из применения данных отчетов.
Примечание редакции. 31 января мы проведем вебинар, на котором наши партнеры и пользователи поделятся своими кейсами. Напоминаем вам о возможности заполнить бриф для дальнейшей оценки ваших задач и реализации их нашими партнерами.
